“Quando qualcuno scopre uno strumento utile, che tutti possono usare, che facilita il lavoro o che lo rende più divertente, DEVE cercare di condividerlo con altri”.

Sono un curioso e come tutti i curiosi mi interessano le cose nuove. Una decina di anni fa sono venuto a conoscenza delle mappe mentali, un sistema per organizzare le informazioni che uno ha in testa e per prendere appunti, utilizzato tra gli altri anche da Leonardo da Vinci.

In più di dieci anni sono passato dalle mappe mentali preparate a mano e che utilizzo tuttora, a quelle fatte tramite programmi gratuiti come Freemind o Freeplane che "girano" su PC. Tanti Amici e Colleghi di lavoro hanno utilizzato con entusiasmo le mappe e negli anni ho fatto diversi interventi in Aziende e presso Associazioni per parlare di questo fantastico strumento, che considero il più utile e valido tra quelli incontrati nella mia vita professionale.

Grazie ai positivi feedback avuti è maturata l'esigenza di mettere a disposizione di una base più ampia il lavoro fatto, di scambiare degli esempi, di suggerire alcuni "trucchi":

• per i nuovi visitatori consiglio di utilizzare il menu di destra per fare un percorso che racconti con esempi cosa sono le mappe e che aiuti a utilizzarle al meglio

• per chi conosce già questo blog basta procedere qui sotto per trovare l'ultimo post pubblicato.

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4 - Esempio: progetto del BLOG con mappa mentale

"Perchè non usare una mappa mentale per "progettare" un blog sulle mappe mentali? Proviamo."

In questo esempio viene descritta la progettazione del contenuto del blog attraverso una mappa mentale preparata tramite i programmi Freemind o Freeplane (v. post precedenti).

Il titolo al centro è scontato, per i vari rami si può partire in alto a destra e aggiungere gli argomenti principali, ad esempio ruotando in senso orario.

La mappa riportata qui sopra mostra i 5 rami che sono stati individuati come principali e che costituiscono quella che si potrebbe considerare "l'ossatura" del blog. Il ramo 1 si  aprirà verso un elenco con le OPERAZIONI PRELIMINARI (non avevo mai aperto un blog prima d'ora, mi sono chiesto cosa preparare), mentre il ramo 2 verrà sviluppato aggiungendo le CARATTERISTICHE DEL BLOG, se vogliamo la "filosofia" del blog. Poi il ramo 3, CONTENUTO DI PARTENZA, raccoglierà gli elementi "minimi" che il blog dovrà contenere prima di essere pubblicato per la prima volta e di essere segnalato ad amici e conoscenti. 

La nostra mappa può essere ulteriormente arricchita, e dopo aver preso sul web le informazioni per aprire il blog e aver fatto alcune operazioni di registrazione la sua forma è la seguente:

Il ramo 4, FASI SUCCESSIVE, dovrà contenere una specie di scaletta con i titoli dei nuovi elementi da inserire gradualmente nel blog, con cadenza indicativamente settimanale, per avere sempre qualcosa di nuovo e invogliare i visitatori a visitare e a partecipare. Il ramo 5, quello con la lampadina, serve per memorizzare idee che potrebbero andar perse.

E' chiaro che nel momento in cui sto scrivendo questo post i rami 1 e 3 sono già stati sviluppati, mentre i rami 2, 4 e 5 verranno ulteriormente arricchiti e modificati nel corso della "vita" del blog. Dopo una notte di ulteriori pensate, complice una leggera influenza che ha dato qualche problema di insonnia, la mappa comincia ad essere un po' più "ricca", come si vede dalla immagine riportata qui sotto:

Bene, i post preparati finora sono pronti a uscire dalla fase di rodaggio. A questo punto si pubblica, si informano gli amici, inizia l'avventura.

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3 - Mappe al computer: Freemind e Freeplane

"Perché passare da una mappa fatta a mano a una mappa fatta al computer?"

Una mappa fatta a mano ha dei pregi, in quanto può essere preparata in qualsiasi posto con un foglio e una matita (meglio se più matite colorate), ma ha anche dei limiti. La mappa fatta a mano è l’equivalente di uno schizzo preso al volo, individualmente o anche in gruppo, per fotografare una situazione o un ragionamento, ma non è propriamente adatta a una successiva diffusione, a fare una presentazione o anche a permettere  agevolmente successive modifiche o integrazioni. L'elaborato sta su un foglio che si può digitalizzare e distribuire, ma che difficilmente si può modificare. 

Creando le mappe mentali con il computer si perde un po’ di “originalità”, in quanto rispetto al disegno a mano libera ci sono dei vincoli nel layout e nell’utilizzo delle icone, tuttavia ci sono anche degli enormi vantaggi:

• è possibile richiamare in modo agevole nei vari rami qualunque tipo di file o di applicazione, ad esempio immagini, file excel, video, email, il che rende la mappa equivalente a una specie di “cruscotto di controllo” che facilita le presentazioni e che le rende efficaci e complete, specie se si utilizzano proiettori o grandi monitor collegati al PC
• è molto facile aggiungere, togliere, modificare il contenuto della mappa sia in fase di stesura sia in fase di presentazione/condivisione con altri anche a distanza, inviando ad esempio la mappa via email a un conoscente per una successiva elaborazione
• la collocazione della mappa in una specifica cartella contenente anche tutti i files che vengono richiamati dalla mappa stessa consente di archiviare in modo semplice e completo tutte le informazioni relative all'argomento sviluppato.

Esistono diversi software gratuiti o a pagamento per preparare le mappe mentali. Tra quelli “gratuiti” Freemind e Freeplane sono tra i programmi più diffusi. Si possono installare su computer che utilizzano le varie versioni di Windows, MAC e LINUX.

Personalmente ho iniziato con Freemind ma poi ho preferito Freeplane per diverse ragioni. I due programmi sono comunque molto simili, il secondo è nato da un gruppo di programmatori che si è staccato da quello che aveva preparato il primo. L'installazione è semplice, basta seguire le istruzioni riportate nelle relative pagine.

Freemind:
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Freeplane:
http://www.freeplane.org/wiki/index.php/Main_Page

Questi programmi funzionano in modo soddisfacente se vengono installati e utilizzati localmente su un qualunque PC. Il limite si manifesta se le mappe vengono memorizzate in una cartella di rete di un server. In quel caso i richiami ai vari files e ai vari link a volte non funzionano correttamente; oltre a questo, se viene richiamato un video, questo viene prima totalmente caricato in memoria prima di essere eseguito e ciò comporta dei ritardi nella visualizzazione che possono essere molto sgradevoli.

Dopo aver scaricato da Internet il file di installazione e aver installato il programma nel proprio computer, può essere utile dare una occhiata al video qui sotto per muovere i primi passi (il video è stato registrato con una vecchia versione di Freemind ma fornisce comunque un'idea delle funzionalità di base).

Buon mindmapping!

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2 - Come si crea a mano una mappa mentale

Molto spesso serve una sintesi rapida di un ragionamento che si è messo a punto con altri Colleghi, oppure ci si trova con altri a dover valutare rapidamente gli elementi per prendere una decisione. O ancora, viene in mente un’idea che si vuol fotografare e successivamente riprendere e magari approfondire. In tutti questi casi un foglio e una matita (oltre al cervello) sono gli unici strumenti necessari per preparare una mappa mentale,  che rappresenta un ottimo strumento di sintesi e di comunicazione.

Il caso che segue è tratto dalla vita professionale reale. Un Commerciale in una Azienda controllata da un Grande Gruppo si era appena dimesso e si trattava di trovare una soluzione rapida ma anche efficace, non solo per la Sua sostituzione, ma anche per lanciare un segnale positivo agli altri Colleghi.  La soluzione proposta e successivamente adottata consisteva nel far crescere un Collaboratore dell'Ufficio Tecnico e di dedicarlo all'Area Commerciale.

Quello che viene mostrato di seguito nelle varie fasi di preparazione (a parte un paio di parole che sono state cambiate per motivi di riservatezza) è il manoscritto originale utilizzato dal Resp. della Azienda per fare una proposta al Resp. HR di Gruppo, che proveniva da una sede diversa e che era noto per essere molto diretto nei rapporti ma anche molto veloce nelle decisioni.

Proviamo a ripercorrere le fasi principali che hanno portato alla compilazione della mappa; l’intera operazione di preparazione è durata poco più di un quarto d’ora, la fase successiva di discussione e condivisione circa altrettanto:

• partire dal centro e scrivere il titolo della mappa, nel ns. caso “PROPOSTA INT COMMERCIALE”, dove INT sta per "interna"

• cercare di disegnare una immagine che sia significativa per la mappa, in modo che questa aiuti la fantasia e la creatività nei passi successivi; ad esempio nel ns. caso si trattava di proporre la crescita interna di un Collaboratore proveniente dall'Ufficio Tecnico, e quindi l’immagine è quella di una scala con una persona che sale verso l’alto 

• nel riquadro centrale conviene anche mettere un riferimento che permetta di ricostruire a posteriori la data di compilazione, si può utilizzare la data al contrario (gg-mm-aa)

•  identificare gli argomenti principali da sviluppare (i rami); nell’esempio sono stati individuati 4 rami, “ESIGENZE COMMERCIALI”, “OPZIONI INT/EST”, “LA PROPOSTA”, “LE MODALITA’”; come si vede viene scritto in stampatello solo l’essenziale, in modo che rimangano solo le parole e i concetti chiave

 

A questo punto la mappa è impostata, si tratta di individuare e aggiungere i sottorami come suggerisce la mente, non necessariamente iniziando dal primo ramo, e avendo sempre presente la visione di insieme (il titolo, i rami principali e l’immagine che ci ricorda che stiamo pensando a far crescere un Collaboratore).

Riepilogando:

•      sviluppare i sottorami saltando e completando come suggerisce la mente

•      mettere (se possibile) disegnini o schizzi nei rami o nei vari punti per rafforzare l’associazione con l’argomento

•      numerare i rami principali se può essere utile

•      usare diversi colori (se disponibili).

Ecco di seguito un risultato intermedio nella preparazione della mappa:

Nel ramo "ESIGENZE COMMERCIALI" è stato indicato il fatto che ci si trovava in già in "SOTTONUMERO", e che sarebbe stato consigliabile inserire figure con maggior competenza tecnica. Nel ramo "OPZIONI" è stato evidenziato che il ricorso a una assunzione esterna avrebbe comportato maggiori tempi e necessità di formazione, mentre la soluzione interna sarebbe stata subito pronta. Nel ramo "PROPOSTA" vengono elencate alcune caratteristiche della risorsa individuata e infine nel ramo "MODALITA'" ci si chiede come organizzare il passaggio dall'Ufficio Tecnico a quello Commerciale.

Infine la mappa utilizzata per la discussione e per prendere la decisione è quella riportata qui sotto. 

Fortunatamente, a diversi anni di distanza, la scelta fatta si è rivelata molto felice. Il Collaboratore ha preso con entusiasmo il nuovo incarico, la sua mancanza in Ufficio Tecnico è stata rimpiazzata con un'altra risorsa, il rapporto con i Clienti grazie alle sue buone conoscenze tecniche ne ha risentito positivamente. Merito naturalmente della validità del Collaboratore e degli altri Colleghi, la mappa ha comunque dato un aiuto a prendere la decisione corretta.

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1 - Cosa sono le mappe mentali

Tutti sappiamo cosa significa prendere appunti, dai tempi della scuola ci siamo abituati ad assistere alle lezioni cercando di memorizzare in modo più o meno dettagliato quanto veniva detto dagli insegnanti. Quel tipo di appunti, che a seconda della velocità dello studente nello scrivere e della chiarezza dell'insegnate nell'esporre riempivano pagine e pagine di quaderni, raccoglievano l'informazione in modo "lineare e sequenziale". 

Nella mappa mentale, invece, tutta l'informazione viene riassunta in un solo foglio, in una struttura gerarchico-associativa che parte dal centro e si sviluppa in modo radiale verso l'esterno. Al centro sta il titolo, l'argomento che la mappa vuole sviluppare, poi in immaginari cerchi concentrici che si allargano sempre di più stanno le altre informazioni che vanno sempre più in dettaglio.

A differenza degli appunti, in cui le frasi si susseguono una dietro l'altra, la compilazione della mappa mentale avviene in modo meno vincolante. Una volta stabilito l'argomento e i 3 o 4 rami principali, la mappa viene completata saltando da un ramo all'altro, ma sempre da un osservatorio (l'unico foglio) che privilegia la visione di insieme. Questo permette al cervello di operare più liberamente e più "casualmente", senza dover rispettare delle rigidità che spesso inibiscono la creatività, la fantasia e la rapidità nel generare idee.

Se poi la mappa viene arricchita con colori e con immagini, il coinvolgimento di coloro che la compilano si trasforma in divertimento e nella soddisfazione di produrre qualcosa di "gradevole", grazie all'aver attivato meccanismi del cervello che "pescano" da aree diverse da quelle convenzionali.

Una mappa mentale:

• permette di "fotografare" ma anche di "aggiornare e completare" in modo facile e rapido una riunione, una lezione, una visita, una serie di idee che un individuo ha nella testa
• è uno strumento di sintesi, perchè i rami non richiedono descrizioni dettagliate ma solo parole e concetti chiave
• è un supporto potentissimo per meeting e riunioni, in quanto permette di esporre gli argomenti con il dettaglio man mano richiesto senza che venga perso il controllo della situazione
• se viene compilata o modificata in gruppo permette di raccogliere in modo efficace e democratico il contributo di ognuno
• a distanza anche di molto tempo, permette di recuperare le informazioni in modo completo ed esaustivo con immediatezza.

Internet mette a disposizione molto materiale per approfondire l'argomento. Tra  i vari link ne segnalo uno in italiano su Wikipedia: http://it.wikipedia.org/wiki/Mappa_mentale e un altro in inglese che indirizza al sito di Tony Buzan, l'inventore (o meglio il "re-inventore" in chiave moderna) delle mappe mentali:  http://thinkbuzan.com/how-to-mind-map/

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