2 - Come si crea a mano una mappa mentale

Molto spesso serve una sintesi rapida di un ragionamento che si è messo a punto con altri Colleghi, oppure ci si trova con altri a dover valutare rapidamente gli elementi per prendere una decisione. O ancora, viene in mente un’idea che si vuol fotografare e successivamente riprendere e magari approfondire. In tutti questi casi un foglio e una matita (oltre al cervello) sono gli unici strumenti necessari per preparare una mappa mentale,  che rappresenta un ottimo strumento di sintesi e di comunicazione.

Il caso che segue è tratto dalla vita professionale reale. Un Commerciale in una Azienda controllata da un Grande Gruppo si era appena dimesso e si trattava di trovare una soluzione rapida ma anche efficace, non solo per la Sua sostituzione, ma anche per lanciare un segnale positivo agli altri Colleghi.  La soluzione proposta e successivamente adottata consisteva nel far crescere un Collaboratore dell'Ufficio Tecnico e di dedicarlo all'Area Commerciale.

Quello che viene mostrato di seguito nelle varie fasi di preparazione (a parte un paio di parole che sono state cambiate per motivi di riservatezza) è il manoscritto originale utilizzato dal Resp. della Azienda per fare una proposta al Resp. HR di Gruppo, che proveniva da una sede diversa e che era noto per essere molto diretto nei rapporti ma anche molto veloce nelle decisioni.

Proviamo a ripercorrere le fasi principali che hanno portato alla compilazione della mappa; l’intera operazione di preparazione è durata poco più di un quarto d’ora, la fase successiva di discussione e condivisione circa altrettanto:

• partire dal centro e scrivere il titolo della mappa, nel ns. caso “PROPOSTA INT COMMERCIALE”, dove INT sta per "interna"

• cercare di disegnare una immagine che sia significativa per la mappa, in modo che questa aiuti la fantasia e la creatività nei passi successivi; ad esempio nel ns. caso si trattava di proporre la crescita interna di un Collaboratore proveniente dall'Ufficio Tecnico, e quindi l’immagine è quella di una scala con una persona che sale verso l’alto 

• nel riquadro centrale conviene anche mettere un riferimento che permetta di ricostruire a posteriori la data di compilazione, si può utilizzare la data al contrario (gg-mm-aa)

•  identificare gli argomenti principali da sviluppare (i rami); nell’esempio sono stati individuati 4 rami, “ESIGENZE COMMERCIALI”, “OPZIONI INT/EST”, “LA PROPOSTA”, “LE MODALITA’”; come si vede viene scritto in stampatello solo l’essenziale, in modo che rimangano solo le parole e i concetti chiave

 

A questo punto la mappa è impostata, si tratta di individuare e aggiungere i sottorami come suggerisce la mente, non necessariamente iniziando dal primo ramo, e avendo sempre presente la visione di insieme (il titolo, i rami principali e l’immagine che ci ricorda che stiamo pensando a far crescere un Collaboratore).

Riepilogando:

•      sviluppare i sottorami saltando e completando come suggerisce la mente

•      mettere (se possibile) disegnini o schizzi nei rami o nei vari punti per rafforzare l’associazione con l’argomento

•      numerare i rami principali se può essere utile

•      usare diversi colori (se disponibili).

Ecco di seguito un risultato intermedio nella preparazione della mappa:

Nel ramo "ESIGENZE COMMERCIALI" è stato indicato il fatto che ci si trovava in già in "SOTTONUMERO", e che sarebbe stato consigliabile inserire figure con maggior competenza tecnica. Nel ramo "OPZIONI" è stato evidenziato che il ricorso a una assunzione esterna avrebbe comportato maggiori tempi e necessità di formazione, mentre la soluzione interna sarebbe stata subito pronta. Nel ramo "PROPOSTA" vengono elencate alcune caratteristiche della risorsa individuata e infine nel ramo "MODALITA'" ci si chiede come organizzare il passaggio dall'Ufficio Tecnico a quello Commerciale.

Infine la mappa utilizzata per la discussione e per prendere la decisione è quella riportata qui sotto. 

Fortunatamente, a diversi anni di distanza, la scelta fatta si è rivelata molto felice. Il Collaboratore ha preso con entusiasmo il nuovo incarico, la sua mancanza in Ufficio Tecnico è stata rimpiazzata con un'altra risorsa, il rapporto con i Clienti grazie alle sue buone conoscenze tecniche ne ha risentito positivamente. Merito naturalmente della validità del Collaboratore e degli altri Colleghi, la mappa ha comunque dato un aiuto a prendere la decisione corretta.

Il Crestomante